Alexey Kushkin, kaufmännischer Leiter von Hamilton Apps, in einem Interview mit CFO Russland

Alexey Kushkin, kaufmännischer Leiter von Hamilton Apps und Sprecher der Fünfzehnten Konferenz „Automatisierung von Unternehmensgeschäftsprozessen“, sprach in einem Interview mit CFO Russland über die Automatisierung von Prozessen zur Verwaltung von Spesenanfragen und Vorabberichten.

Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für Unternehmen bei der Verwaltung von Vorabanfragen und Spesenabrechnungen?

— Wenn die Aktivitäten des Unternehmens untrennbar mit regelmäßigen Geschäftsreisen verbunden sind, sind die Mitarbeiter häufig gezwungen, Vorabberichte zu erstellen, um die gezielte Verwendung von Reisegeldern zu bestätigen. An der Erstellung eines Vorabberichts sind neben dem Mitarbeiter immer auch ein Buchhalter und ein Manager beteiligt. Es verkompliziert die Kette in Bezug auf Berichterstattung, Assertion und Kommunikation. Deshalb streben heute immer mehr Unternehmen danach, den Geschäftsprozess von Papier auf digital zu übertragen: Moderne Automatisierungssysteme vereinfachen das Reporting erheblich und verkürzen den Zeitaufwand für die Arbeit damit. Aufgrund der erheblichen Vorteile der Automatisierung gängiger Buchhaltungs- und anderer Verwaltungs- und Wirtschaftsprozesse wird die Papierdokumentenverwaltung heute überall auf die elektronische (elektronischer Dokumentenaustausch) übertragen, nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch in kleinen Unternehmen. Selbst so hochspezialisierte Geschäftsprozesse wie das Vorab-Reporting-Management können dem Mitarbeiter Zeit und Kosten für den Geschäftsprozess des Unternehmens sparen, wenn er automatisiert wird.

Was sind Cloud-Apps von Hamilton Apps und welche Funktionen umfassen sie?

— Mit der Hamilton Cloud Advance Reporting-Anwendung kann ein Mitarbeiter in wenigen Minuten von jedem mobilen Gerät aus an jedem für ihn geeigneten Ort einen Vorabbericht erstellen, ein Foto aller Belege beifügen und ihn zur Überprüfung an die Buchhaltungsabteilung senden. In der Anwendung können Sie über jede Art von Ausgaben berichten: eine Geschäftsreise, allgemeine Geschäftsausgaben, Bewirtung usw. Die Anwendung „Hamilton Advance Reporting“ ist nicht nur eine elektronische Erstellung von Vorabberichten, sondern eine Komplettlösung zur einfachen Verwaltung der Ausgaben des Mitarbeiters schnell. Darüber hinaus eliminiert die Anwendung alle Arten von Fehlern, doppelte Vorgänge, das Risiko des Verlusts von Dokumentationen und eine ineffiziente Nutzung der Arbeitszeit.

Mitarbeiter geben stets korrekt erstellte Vorabmeldungen rechtzeitig ab und erhalten darauf auch zeitnah eine Vergütung. Eine Spesenabfrage in der Hamilton Cloud App ermöglicht Ihnen die Verwaltung aller Arten von Ausgaben in Ihrem Unternehmen, einschließlich Geschäftsreisen. Mit der Hamilton Request for Absence-App können Sie die Stundenzettel und Urlaubsanträge des Mitarbeiters verwalten und Urlaubspläne verwalten.

Welchen Nutzen kann ein Unternehmen durch die Nutzung der Plattform erzielen?

Die Hamilton-Anwendungen können individuell an die Anforderungen jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden. Alle Zugriffe, Rollen und Rechte der Geschäftsprozessteilnehmer können ebenso individuell konfiguriert werden wie alle internen Richtlinien, Regeln und Grenzen des Unternehmens. Im Vergleich zum Einsatz vorgefertigter Boxlösungen zeigt dieser Ansatz in der Praxis die größte Effizienz. Schließlich ermöglicht es Ihnen, alle Bedürfnisse und Besonderheiten des Geschäftsprozesses zu berücksichtigen. Für die Anwendung ist keine zusätzliche Installation erforderlich. Sie müssen dem Link zum Zugriff folgen und Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben. Darüber hinaus erhält jeder Teilnehmer des Geschäftsprozesses eine durchdachte, benutzerfreundliche Oberfläche. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen bei der Verwendung der Hamilton-Anwendungen über umfassenden technischen Support und Benutzersupport. Die Anwendungen sind im Hinblick auf die aktuelle Gesetzgebung vollständig lokalisiert und werden bei Änderungen umgehend aktualisiert. Gleichzeitig sind alle personenbezogenen Daten der Nutzer vollständig geschützt, da sie gemäß dem Bundesgesetz Nr. 152 ausschließlich auf dem Territorium der Russischen Föderation verarbeitet und gespeichert werden.