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Kontrolle und Management von Geschäftsreisen

Management von Geschäftsreisen ist ein vielschichtiger, aus zahlreichen wichtigen Schritten bestehender Prozess. Vipservice kann Ihnen nicht nur ein effektives Management für Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter anbieten, sondern auch die Möglichkeit, die Kosten jedes Prozessschrittes zu optimieren.

1. Entwicklung, Einführung und Kontrolle der Einhaltung der Richtlinien für Geschäftsreisen des Unternehmens

Zu den Hauptprinzipien des effektiven Managements für Geschäftsreisen eines Unternehmens gehören korrekte Richtlinien für die Geschäftsreisen der Mitarbeiter. Sorgfältig entwickelte Richtlinien für Geschäftsreisen können zur Optimierung des Geschäftsreisenbudgets beitragen. Betrachtet man den Zeitraum vor und nach dem Einsatz eines solchen Instruments wie Reiserichtlinien, so kann die durchschnittliche Einsparung 10 bis 33% betragen.

Unsere Erfahrungen mit dem Einsatz der Reiserichtlinien bestätigen, dass die Richtlinien für Geschäftsreisen unbedingt folgende 6 Aspekte enthalten sollten: Buchungs- und Reservierungsprozesse, Zahlungsprozedur und Dienstleistungsangebote, Fragen bezüglich des Rufes des Unternehmens, Risiken und Sorgfalt zur Umwelt.

Das Ergebnis der Entwicklung und Einführung von Richtlinien für Geschäftsreisen des Unternehmens wird eine Optimierung des ganzen Prozesses ihrer Organisation sein.

2. Steigerung der Prozesseffizienz bei der Bestellung aller notwendiger Dienstleistungen

Die von uns angebotenen Serviceplattformen helfen Ihnen, den Prozess der Bestellung der Dienstleistungen, die für die Organisation der Geschäftsreisen des Unternehmens notwendig sind, wesentlich zu vereinfachen: Die Anfrage bezüglich aller Dienstleistungen an einen Manager zu senden (Ein-Schalter-Verfahren), eine umfassende Beratung und Unterstützung durch die Ihrem Unternehmen zugeordnete Managergruppe zu erhaltenen (Servicegruppe), operative Weitergabe der zu bearbeitenden Anfrage an den Manager, der sich auf dem Gelände Ihres Unternehmens (Implantbüro) oder in unserem Büro (Outplantbüro) befindet, usw.

Mit unserer Hilfe werden Sie Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen mit dem umfassenden Spektrum an Dienstleistungen versorgen: vom Zeitpunkt der Entscheidung für eine Geschäftsreise, bis zur Erfassung der Ausgaben durch die Finanzdienste Ihres Unternehmens.

3. Optimierung der Kosten der Geschäftsreisen in allen Punkten: Personentransport, Unterbringung in Hotels, Organisation von Konferenzen und Firmenevents

Um bei Geschäftsreisen zu sparen, brauchen Sie nicht unbedingt die günstigsten Hotels und Flüge zu wählen. Sie können sich für qualitativ hochwertige Dienstleistungen entscheiden und für höchste Sicherheit der Mitarbeiter auf Geschäftsreisen sorgen und dabei durch Konsolidierung des Geschäftsreisen-Programms auf regionalem oder globalem Niveau sparen.

In letzter Zeit streben immer mehr Unternehmen danach, die Richtlinien für Geschäftsreisen, Prozesse und Instrumente zu standardisieren und die Such nach Anbietern zu konsolidieren. Deswegen entscheiden sich Unternehmen immer häufiger für die Zusammenarbeit mit einem Anbieter für Geschäftsreisen.

Wir helfen Ihnen, die Kosten für Geschäftsreisen zu optimieren, indem wir Ihnen einen Zugriff zu Firmentarifen der Fluggesellschaften und Hotels gewähren, die im Rahmen von dreiseitigen Vereinbarungen zwischen Kunden und Dienstleistungsanbietern, unter Mitwirkung unseres Unternehmens, vereinbart wurden. Dieser Zugriff wird es Ihnen ermöglichen, Sonderpreise für Lufttransport und Unterbringung in Hotels, die nur Mitarbeitern unseres Unternehmens angeboten werden zu erhalten.

4. Erhöhung des Sicherheitsniveaus und der korporativen sozialen Verantwortung der Mitarbeiter

Unser Unternehmen ist ein offizieller Partner von SOS International in Russland – ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Risikomanagement und Sicherheit von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen und Mitarbeiter die im Ausland tätig sind.

Dank unseren Erfahrungen und den Erfahrungen unseres ausländischen Partners kennen wir das Ausmaß möglicher Risiken für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen und Mitarbeiter die im Ausland tätig sind. Die Kenntnis der Risiken gibt uns die Möglichkeit, Prozeduren für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen einzuführen und nachfolgend zu kontrollieren, juristische Verpflichtungen gegenüber unseren Mitarbeitern zu erfüllen, die Arbeit mehrere Abteilungen zu koordinieren (Sicherheitsabteilung, HR, Verwaltungsabteilung usw.) und unsere Verpflichtungen zu erfüllen, ohne dabei den Budgetrahmen zu überschreiten.

5. Prüfung und Bewertung der Effizienz Ihres Programms für Geschäftsreisen.

Unsere Experten helfen Ihnen, den Ablauf des Programms für Geschäftsreisen zu kontrollieren, die Effizienz zu überwachen und regelmäßig aktualisierte Verwaltungs- und Kontrolloberflächen im Auge zu behalten.

Und, was auch wichtig ist, sie werden Ihnen bei der genauen Bewertung der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit den gemachten Erfahrungen helfen. Denn dieser Wert ermöglicht es, kontinuierlich das Geschäftsreisen-Programm Ihres Unternehmens zu verbessern und die Loyalität der Mitarbeiter bezüglich der Einhaltung der Reiserichtlinien zu steigern.

6. Einfaches und praktisches Zahlungsinstrument für Bezahlung und Management der Firmenausgaben bei Geschäftsreisen: Business Travel Account (BTA)

Vipservice ist ein zertifizierter Partner von der American Express Bank Ltd.

Wir freuen uns, Ihnen ein neues Instrument für die gemeinsame Abrechnungen mit unserem Unternehmen anbieten zu dürfen. Mit dessen Hilfe werden Sie nicht nur dank dem privilegierten Kreditierungszeitraum von 58 Kalendertagen die Umlaufmittel effizienter managen können, sondern auch maximale Kontrolle über die Ausgaben bei der Organisation von Geschäftsreisen erreichen.

Die Firmenkreditkarte American Express – BTA ist eine virtuelle Firmenkarte American Express, deren Inhaber das Unternehmen ist. Die BTA-Karte wird für gemeinsame Abrechnungen mit der für die Organisation von Geschäftsreisen bevollmächtigten Agentur benutzt. Der Kartenkontoauszug wird ein Mal pro Monat erstellt und ermöglicht eine zentralisierte Erfassung und Ausgleich aller per Karte bezahlter Ausgaben. Ein spezielles Berichterstattungssystem erlaubt Ihnen, elektronische Dateien mit detaillierten Informationen über die bezahlten Dienstleistungen zu erhalten, den Prozess der Rechnungsbearbeitung und Ausgabenerfassung zu automatisieren, erhaltene Daten in das interne Berichterstattungssysteme Ihres Unternehmens zur nachfolgenden Analyse zu integrieren.

Business Travel Account ist das am meisten anerkannte und genutzte Instrument für gemeinsame Abrechnungen zwischen Unternehmen und Anbietern das erlaubt, das Kostenmanagementprogramm wesentlich zu verbessern, indem es ein hohes Maß an Effizienz, Konsolidierung, Kontrolle, Transparenz und Einsparungen gewährleistet.

Für weitere Informationen können Sie sich an einen Manager unseres Unternehmens wenden oder die Webseite der Bank https://business.americanexpress.com/ru besuchen.